DMS Track

Persuratan yang bisa dilacak sampai ke arsip.

Jalur persetujuan yang Anda atur sendiri, tanda tangan digital, dan jejak audit lengkap di server Anda.

Jadwalkan DemoLihat Fitur

0147/NOT/DIV-TI/VIII/2026

Nota Internal: Pembaruan perangkat jaringan cabang

Menunggu persetujuan

  1. Pelaksana

    Sari Wulandari

  2. Kepala Departemen

    Bagas Pratama

  3. Kepala Divisi

    Dewi Kusumawatisedang diproses

  4. 4

    Tanda tangan

    PSrE

  5. 5

    Distribusi

    Penerima dan tembusan

Contoh tampilan, data ilustrasi Terverifikasi QR
12
modul terintegrasi, dari identitas hingga dasbor
On-premises
berjalan di server Anda, tanpa bergantung SaaS
2 basis data
SQL Server atau PostgreSQL, dengan login lewat Active Directory
100%
perubahan status tercatat dengan pelaku dan waktu

Dari email dan tumpukan kertas ke satu alur yang jelas

Cara lama

  • Dokumen berpindah lewat email dan lampiran tanpa konteks
  • Posisi surat hanya diketahui orang yang memegangnya
  • Perubahan jalur persetujuan harus menunggu rilis aplikasi
  • Riwayat disusun ulang dari tangkapan layar saat audit

Dengan DMS Track

  • Draf, tinjau, setujui, tanda tangan, dan distribusi di satu tempat
  • Status, pemegang, dan waktu tunggu terlihat oleh yang berhak
  • Administrator mengubah matriks dan jalur tanpa mengubah kode
  • Setiap tindakan terekam dan dapat diekspor sebagai bukti

Semua yang dibutuhkan persuratan internal

Dari penyusunan sampai arsip, setiap bagian dirancang untuk tata naskah dinas dan kewenangan yang nyata.

Matriks persetujuan tanpa ubah kode

Administrator mengatur jalur, tingkat persetujuan, dan distribusi dari konsol. Pratinjau rute pada contoh dokumen sebelum rilis, lalu terbitkan sebagai versi aturan baru.

Jenis dokumenUnit pengirimKerahasiaanPihak eksternalCabang atau pusat

Penyusun dokumen

Templat Word, editor di aplikasi, kop surat dinamis per unit, dan penomoran hibrida yang unik.

Disposisi dan forwarding

Teruskan berjenjang dengan instruksi dan tenggat. Setiap lompatan tercatat lengkap dengan pelaku dan waktu.

Tanda tangan digital yang bisa diverifikasi

Tanda tangan melalui adapter PSrE, tanda tangan visual, atau unggah tanda tangan basah. Setiap PDF final membawa kode QR agar keasliannya dapat dicek siapa saja.

Pencarian dan arsip sesuai hak akses

Hasil pencarian hanya memuat dokumen yang boleh dilihat peran Anda, ditegakkan pada kueri data. Filter berfaset mempersempit ribuan dokumen dalam hitungan klik, lalu ekspor ke Excel.

Jenis dokumenStatusUnit kerjaRentang tanggalTingkat kerahasiaanNomor dokumen

Lihat tampilan aplikasinya

Dokumen menjadi objek terbesar di layar, dan alur persetujuan tersusun di sekelilingnya.

dmstrack.cloud
Tangkapan layar: Beranda

Tangkapan layar aplikasi web dengan data uji. Antarmuka ditampilkan dalam Bahasa Indonesia.

Dan di genggaman, untuk persetujuan di mana saja

Aplikasi Android dan iOS: 41 layar dari masuk, persetujuan, tanda tangan, dan disposisi hingga pengaturan akun.

  • Layar mobile: Splash dan pemulihan sesi
    Splash dan pemulihan sesi
  • Layar mobile: Sesi berakhir
    Sesi berakhir
  • Layar mobile: Perangkat tidak aman
    Perangkat tidak aman
  • Layar mobile: Masuk lewat Active Directory
    Masuk lewat Active Directory
  • Layar mobile: Halaman identitas
    Halaman identitas
  • Layar mobile: Verifikasi dua langkah
    Verifikasi dua langkah
  • Layar mobile: Kode cadangan
    Kode cadangan

Satu akun yang sama dengan web: masuk lewat Active Directory, lalu setujui, tanda tangan, dan pantau dokumen dari ponsel.

Satu dokumen, dari draf sampai arsip

Susun

Pelaksana memilih jenis dokumen dan templat. Kop surat dan nomor mengikuti unit kerja pembuat secara otomatis.

  • Templat Word dan editor di dalam aplikasi
  • Kop surat dinamis per unit, termasuk cabang
  • Penomoran hibrida dengan opsi manual dan back date

Lingkungan Direksi dan Dewan Komisaris terpisah secara struktural

Bukan sekadar tombol sembunyi. Pemisahan berlaku di level data, proses bisnis, dan dokumen.

Tingkat operasional

Pelaksana, kepala departemen, divisi, dan sekretaris.

Tingkat Direksi dan Dewan Komisaris

Korespondensi yang tidak dapat dijangkau staf operasional.

  • Tertutup secara default

    Fitur baru dimulai tanpa akses. Hak diberikan, bukan dicabut.

  • Rahasia ditegakkan di kueri

    Dokumen rahasia tidak muncul di kotak masuk, pencarian, maupun ekspor pihak yang tidak berhak.

  • Sekretaris tanpa akses rahasia

    Sekretaris divisi menangani administrasi tanpa pernah membuka dokumen rahasia.

  • Terenkripsi dan terverifikasi

    TLS saat transit, enkripsi saat disimpan, dan antivirus pada setiap unggahan.

Dibuat untuk setiap peran di organisasi Anda

  • Pelaksana

    Menyusun dokumen dari templat yang benar dan selalu tahu posisi dokumennya.

  • Kepala Departemen

    Memeriksa dari antrean berprioritas dan mengembalikan dengan catatan yang jelas.

  • Kepala Divisi

    Menyetujui, menandatangani, dan mendisposisikan, plus melihat beban kerja divisi.

  • Sekretaris Divisi

    Menangani surat masuk dan disposisi tanpa pernah melihat dokumen rahasia.

  • Corporate Secretary

    Merutekan surat masuk, memegang rubrik penomoran, dan memiliki matriks persetujuan.

  • Direksi dan Dewan Komisaris

    Berkorespondensi di lingkungan yang tidak dapat dijangkau staf operasional.

  • Kepala Cabang

    Kewenangan, templat, dan kop cabang yang berbeda dari kantor pusat.

  • Administrator Sistem

    Mengatur organisasi, alur, matriks, templat, dan pengingat tanpa tiket ke vendor.

  • Auditor Internal

    Mencari, merekonstruksi, dan mengekspor riwayat dokumen dari awal sampai akhir.

Jejak audit adalah bagian dari produknya

  • Riwayat yang bisa dibuktikan

    Auditor mencari nomor dokumen, membuka rantai lengkapnya, lalu mengekspor ke Excel.

  • Dasbor SLA dan bottleneck

    Kepala divisi melihat beban kerja, antrean yang tertahan, dan pelanggaran SLA.

  • Metrik penghematan kertas

    Halaman yang didigitalkan dihitung langsung dari sistem untuk laporan tata kelola dan ESG.

0147/NOT/DIV-TI/VIII/2026

Riwayat dokumen

  1. Mengajukan Nota untuk diperiksa

    Sari Wulandari, 08 Agu 2026, 09:12

  2. Mengembalikan dengan catatan revisi

    Bagas Pratama, 08 Agu 2026, 10:41

  3. Mengirim ulang setelah revisi

    Sari Wulandari, 08 Agu 2026, 13:05

  4. Menyetujui dan menandatangani

    Dewi Kusumawati, 09 Agu 2026, 08:30

  5. Nomor dikunci, PDF dirender, dikirim ke penerima

    Sistem, 09 Agu 2026, 08:31

Contoh tampilan, data ilustrasi

Masuk ke infrastruktur yang sudah Anda miliki

DMS Track berjalan di lingkungan Anda dan terhubung ke identitas serta layanan yang sudah dipakai.

Infrastruktur

  • Server on-premises
  • Windows Server atau RHEL
  • SQL Server 2019 ke atas atau PostgreSQL
  • Penyimpanan objek S3-compatible

Identitas

  • Active Directory
  • SSO berbasis Keycloak
  • MFA TOTP
  • Sinkronisasi atribut terjadwal

Integrasi

  • PSrE untuk tanda tangan digital
  • e-Meterai
  • Relay email SMTP
  • Pemindaian antivirus ClamAV

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah DMS Track bisa dipasang di server kami sendiri?

Ya. DMS Track dirancang untuk berjalan on-premises pada Windows Server atau RHEL. Jalur kritis tidak bergantung pada layanan SaaS.

Basis data apa yang didukung?

SQL Server dan PostgreSQL, masing-masing dengan skema dan migrasi sendiri. SQL Server 2019 ke atas (target 2022) adalah target produksi yang divalidasi penuh. Pada PostgreSQL, beberapa kemampuan khusus seperti ledger audit dan pencarian teks penuh memakai pengganti yang lebih sederhana. Tim kami membantu memilih yang sesuai dengan lingkungan Anda.

Siapa yang bisa mengubah alur dan matriks persetujuan?

Administrator Anda sendiri, lewat konsol admin. Perubahan dipratinjau pada contoh dokumen, diaudit, dan hanya berlaku untuk dokumen baru.

Bagaimana dokumen rahasia dilindungi?

Kerahasiaan ditegakkan pada kueri data, bukan hanya pada tampilan. Sekretaris divisi tidak melihat dokumen rahasia di kotak masuk, pencarian, maupun ekspor.

Apakah tersedia aplikasi mobile?

Ya. Selain aplikasi web, tersedia aplikasi Android dan iOS untuk menyetujui, menandatangani, dan memantau dokumen dari ponsel, dengan akun yang sama.

Bagaimana cara mencoba?

Jadwalkan demo lewat halaman kontak Zegen. Tim kami akan menyiapkan skenario sesuai alur persuratan di organisasi Anda.

Lihat DMS Track bekerja dengan alur surat Anda

Tim Zegen menyiapkan skenario demo sesuai struktur organisasi dan jalur persetujuan Anda.

Jadwalkan Demo